SNS運用レポートを、毎週月曜の朝に自動で届くようにした話

「毎週月曜になると、先週の数字を集める作業から一週間が始まる」。自社商品を販売するある会社では、InstagramをはじめとしたSNSの運用状況、サイトへのアクセス、広告予算の消化状況を、担当者が毎週手作業でまとめて社内に共有していました。数字を見ること自体は大切な仕事です。ただ、その手前の「集めて、貼り付けて、整える」作業に多くの時間が取られていました。今回は、この週次レポートづくりをまるごと自動化し、毎週月曜の朝には先週分のレポートが揃っている状態にした事例をご紹介します。

課題：数字を「集める」だけで一週間が始まる

• Instagram等のSNS、アクセス解析（サイトの訪問状況を記録する仕組み）、広告の管理画面と見る場所が分かれており、毎週同じ画面を巡回して数字を転記していた。
• 手作業のため、週によってまとめ方や体裁がバラつき、先週と今週を同じ物差しで比べにくかった。
• 数字を集める作業に時間を取られ、本来やりたい「数字を読み解いて次の打ち手を考える」時間がほとんど残らなかった。

やったこと：取得からレポート作成までを毎週自動で

各サービスが公式に用意しているデータ連携の仕組み（プログラムからデータを受け取れる正式な窓口）を使い、SNSの運用データ、サイトへのアクセス、広告の実績を自動で取得。そこからグラフ画像の生成、社内のドキュメントページの作成までを一続きの処理にまとめ、毎週月曜の朝に自動で実行されるようにしました。

• SNS・アクセス解析・広告のデータを、公式のデータ連携経由で自動取得するようにした。
• フォロワー推移や予算消化率などをグラフ画像として自動生成し、毎週同じ体裁のレポートに整えた。
• 完成したレポートを社内のドキュメントツールにページとして自動作成し、月曜の朝には誰でも見られる状態にした。

つまずいた点

• ドキュメントツールの仕様で、ページ上にグラフを直接描くことができなかった。そこで、グラフをいったん画像として生成し、ページに貼り込む方式に切り替えた。
• データの取得期間の指定に癖があり、意図した期間と違う数字を拾ってしまう罠があった。最終的には、日次（1日ごと）の細かい粒度でデータを取得し、こちら側で週の数字に集計し直す形がいちばん確実だった。
• 自動実行は「失敗しても誰も気づかない」のがいちばん怖い点。処理が失敗したときだけ担当者に通知が飛ぶようにし、静かに止まったままになることを防いだ。

結果

毎週の集計の手作業はゼロになり、月曜の朝には先週分のレポートが揃っている状態になりました。フォロワーの推移、投稿への反応、広告予算の消化率が毎週同じ物差しで並ぶため、先週との比較や変化への気づきも早くなりました。担当者の時間は「数字を集める」から「数字を読み解く」に使えるようになっています。

この型が使える会社

• SNS・サイト・広告など、数字を見る場所が複数に分かれていて、毎週または毎月それを手作業でまとめている会社。
• レポートの体裁が担当者や週によってバラつき、過去との比較がしにくくなっている会社。
• 集計作業に時間を取られ、数字をもとに次の一手を考える時間が取れていない会社。

定型のレポートづくりは、内容が毎回ほぼ同じだからこそ、自動化との相性が抜群です。人がやるべきなのは数字を集めることではなく、揃った数字を見て何をするかを決めること。毎週の「集める時間」を仕組みに任せることが、そのための堅実な第一歩になります。