「毎月、各店の数字を管理シートに手で打ち込んでいる」——地味だけれど、確実に時間を溶かす作業です。しかも写し間違いが起きる。今回は、7店舗を運営する調剤薬局グループが、月次KPI（主要な業績指標）の手入力をやめ、集計データの自動転記に切り替えた事例を、つまずいた点まで含めて紹介します。
目次
課題：毎月の手入力転記に時間もミスも取られていた
毎月、各店舗の主要数値を担当者が管理シートに手入力で転記していました。店舗数が多いほど時間がかかり、桁の写し間違いや行のズレといったヒューマンエラーも起きます。しかも月初の忙しい時期に発生する定例作業で、担当者の負担になっていました。
- 時間がかかる：店舗分の数値を1つずつ手で転記
- 写し間違い：目視とコピペに頼るので、どうしてもミスが混ざる
- 月初に集中：忙しいタイミングで発生する
やったこと：フォルダに置くだけで自動転記
レセコン（調剤報酬を計算・管理するシステム）から出力される月次の集計データ（XML＝機械が読み取りやすい構造化されたファイル形式）を、自動で読み取って管理シートの該当セルへ転記する仕組みにしました。
- 置くだけ：決まったフォルダにファイルを置くだけで自動で取り込まれる
- 手打ちゼロ：どのセルに何を入れるかは仕組みが判断するので、人は打たない
- 同じ手順で毎月：担当者が変わっても運用が続く
つまずいた点
「ファイルを読んでセルに入れるだけ」に見えて、実際にはデータの”クセ”への対応が肝でした。
- 月初の混同：月初はまだ前月分のデータが揃っておらず、当月分と取り違える恐れがありました。そこで「基準日から翌月の一定日までは前月扱い」とする猶予（グレース）処理を入れ、締めのタイミングのズレを吸収しました。
- ページ構成が月で変わる：出力されるデータの中身の並びが月によって変わることがあり、決め打ちで読むと崩れます。
- 過去月の位置ずれ：さかのぼって見たときに、対象の月の場所がずれる罠にも対応しました。
結果：手入力ゼロ、転記ミスも消えた
手入力がゼロになり、写し間違いによる転記ミスも消えました。月初に担当者が数値を打ち込む作業が大きく軽くなり、その分を確認や分析に回せるようになっています。「入力する仕事」から「数字を見て考える仕事」へシフトできたのが成果です。
この型が使える会社
決まったフォーマットの数値を、毎月どこかへ転記している業務全般に応用できます。POSレジの売上、各種システムの月次帳票、業務ソフトの出力データなど、「出力→手で管理シートに書き写す」流れがあるなら同じ型が効きます。ポイントは、締めのタイミングのズレを見越した猶予（グレース）処理を最初から織り込むことです。
※ 記載の数値は、実際の取り組みをもとにした概算です。
