「月末になると、精算の処理でバックオフィスがパンクする」——数十人規模の会社なら、あるあるではないでしょうか。交通費は紙で回ってくる、有給の申請はまた別の様式、経費はExcelに手入力。バラバラの申請を集めて、集計して、不備があれば差し戻す。この繰り返しが、月末に一気に押し寄せる。今回は、その申請から集計までを一つのWebアプリにまとめた話です。
課題：申請がバラバラで、月末に負担が集中する
この会社では、交通費・有給・経費の申請がそれぞれ別の紙やExcelで運用されていました。申請する側もどこに何を出せばいいか迷い、受ける側は集めて突き合わせるだけで一苦労。結果、月末にまとめて処理する形になり、そこに負担が集中していました。
- 様式がバラバラ：申請ごとに紙・Excelが混在し、出す側も受ける側も迷う。
- 集計が手作業：集めた申請を人が転記・合算しており、時間もミスも生まれる。
- 差し戻しが手間：不備を見つけても、やり取りが口頭やメールで追いきれない。
やったこと：申請から集計まで、一つの画面に集約する
取り組んだのは、交通費・有給・経費の申請から集計までを、一つのWebアプリ（ブラウザで使える社内システム）にまとめることです。申請する人は画面から入力し、確認する人も画面上でチェックし、集計も自動でまとまる。バラバラだった流れを、一つの入り口に集約しました。
- 入力を一本化：申請の種類を問わず、同じアプリの画面から入力する。
- 確認を画面で：内容の確認や差し戻しを、その場で処理できるようにした。
- 集計を自動化：入力された申請が自動で集まり、手作業の転記をなくした。
つまずいた点
機能そのものより、運用と細かな不具合に手間がかかりました。
- 更新の手順を固定する：アプリを直すときに、編集元のファイルを直し、それをビルド（配信用に変換）して反映する、という手順を毎回ブレなく回せるよう固めた。ここが曖昧だと、直したつもりが反映されない事故につながる。
- うっかり系の不具合を潰す：入力の想定外や、条件分岐の抜けなど、細かな不具合を一つずつ再現して修正した。
華やかな機能追加より、こうした「壊れない運用」を整えることが、社内システムを長く使ってもらううえで効きました。
結果：申請が一元化され、月末の集計が大きく楽に
導入後は、申請が一つのアプリに一元化され、月末の集計作業が大きく楽になりました。さらに、どの申請がどこで止まっているか（確認待ちなのか、差し戻し中なのか）が画面で見えるようになり、「あの申請どうなった？」というやり取り自体が減りました。
申請する側にとっても、迷わず同じ画面から出せるようになったのは大きい。入り口が一つになるだけで、現場のストレスは想像以上に軽くなります。
この型が使える会社
今回のポイントは、経費精算に限らず「紙やExcelでの社内申請フロー全般」に当てはまることです。
- 経費・交通費の精算：申請と集計が分散している定番の業務。
- 稟議・各種申請：承認の流れが人づてになりがちなもの。
- 勤怠・休暇の申請：様式が複数に分かれて管理しづらいもの。
「申請の入り口がバラバラで、月末に集計が集中している」。そんな会社なら、まず一番件数の多い申請から一つの画面に集約するだけでも、負担の偏りは目に見えて減らせます。
※記載の数値は実際の取り組みをもとにした概算です。
